Control Administrativo

RESUMEN
El estudio tiene como objetivo proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP). El estudio esta fundamentado bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en la investigación de campo de tipo descriptivo, sustentado con las bases teóricas y legales, además de los antecedentes sobre estudios similares anteriormente realizados. El mismo esta desarrollado en tres (3) fases: en la fase I: el diagnostico, el contexto población esta conformado por nueve (9) empleados adscritos a la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, siendo estos objetos de aplicación de un cuestionario, el cual consta de nueve (9) preguntas con respuestas dicotómicas de forma cerrada, previamente validado mediante el juicio de tres (3) expertos; dos (2) en administración y uno (1) en metodología, los cuales determinaron su confiabilidad en una prueba piloto con cinco (5) sujetos con características similares a la población en estudio, sometidos a una prueba de confiabilidad (KR20), donde se reporta un coeficiente altamente confiable de 0,98. Fase II: diseño de la propuesta, sujetos participantes son el Contralor Interno de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, el tutor y los autores del proyecto; se aplicó el torbellino de ideas en la técnica e instrumento de recolección de datos. Fase III: trata de la factibilidad de la propuesta, los sujetos participantes son los individuos que se relacionan directamente con la Unidad y los resultados de la factibilidad de la propuesta fueron técnica, operativa, social y económicamente. Los datos recabados hasta el momento permiten concluir que en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, existe la necesidad de un Sistema de Control Administrativo que garantice la efectividad, eficacia y legalidad de los procesos y operaciones institucionales. Recomendando establecer una planificación organizacional de los gastos que promuevan la actualización permanente de los procesos administrativos.

INTRODUCCIÓN
El Sistema de Control Administrativo comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.
El Sistema de Control Administrativo es un proceso organizacional que constituye una fortaleza a la planificación y acciones que ejecuta el personal que labora en la empresa que utilice este sistema. En este sentido, la situación desfavorable que se presenta en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, se debe a la falta de un sistema de control administrativo que le permita optimizar las funciones y desarrollar con eficiencia las actividades según cargos desempeñados.
El propósito de esta investigación permite enfocar una visión especifica de lo que se quiere alcanzar, para mejorar las funciones del proceso administrativo y funciones de cada empleado que labora en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, con la finalidad de eliminar esta debilidad en la Unidad investigada.
Desde esta perspectiva el objeto de estudio permitió verificar con sus objetivos, los medios accionarios para las estrategias en función a la esquematización de la propuesta preestablecida en el proceso investigativo.
En otro orden de ideas, la metodología aplicada en este estudio hace referencia a un modelo operativo que va a permitir solventar la situación desfavorable encontrada en el funcionamiento de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, apoyándose también en una investigación de campo de tipo descriptivo. Se aplicó un instrumento de tipo dicotómico para recopilar la información referida al estudio.
A tal efecto, el siguiente proyecto se estructuró en los siguientes capítulos:
Capítulo I: describe el planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos y el alcance de la investigación.
Capítulo II: constituido por el marco referencial en el cual se exponen las bases teóricas, los antecedentes relacionados con el estudio, la operacionalización y la matriz de variable del instrumento.
Capítulo III: corresponde al marco metodológico en el cual se describe el tipo de estudio, la fase diagnostico, la fase del diseño de la propuesta y la fase de la factibilidad de la misma.
Capítulo IV: presenta el análisis de los resultados obtenidos, las factibilidades técnica, operativa, económica y social.
Capítulo V: describe la propuesta a través de la presentación, fundamentación y estructura la propuesta.
Capítulo VI: presenta las conclusiones y recomendaciones de la investigación. Finalmente las referencias bibliográficas y los anexos del trabajo.

CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Este capítulo presenta el planteamiento del problema donde se explica detalladamente los síntomas del problema existente en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), los objetivos generales y específicos de la investigación. La investigación donde hará énfasis en el propósito por el cual se realizará la misma y el alcance donde se especificará la ubicación y la actividad que realiza la institución en estudio.
Planteamiento del Problema
El Control Interno Administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disponibilidad del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.
En su concepción más sencilla, según Chiavenato (2001) definen que el control “es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos”. (p.394).
Desde esta perspectiva lo expuesto por el autor permite enfocar que un control debe ser objeto para que una organización establezca su planeación efectiva en cuanto al manejo de los recursos presupuestarios y los utilizados durante el proceso de administración.
Por otro lado, en el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional (1997), plantea que el Sistema de Control Interno tiene por objetivo promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuesto, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.
Por consiguiente, en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, no se lleva un control de los gastos emitidos por la institución; es decir, no existe un control de las ordenes de pago emitidas por la Gerencia de Administración y Finanzas con sus respectivos soportes, tales como: bauches, ordenes de compra, ordenes de servicio; dependiendo cual sea el caso. Esto no garantiza la exactitud, cabalidad y veracidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa de la institución.
Lo anteriormente expuesto, permite establecer que las políticas para el control interno no son manejadas con efectividad, dado que se evidencia la poca receptividad de los ingresos y egresos, según los servicios que presta esta organización, lo que va a constituir una problemática por la falta de una planeación organizada en la cual se establezcan directrices para prevenir todo los elementos preestablecidos en un control interno.
De continuar esta situación, la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP no podrá establecer los medios estratégicos que le permitan generar nuevas acciones que influyan positivamente en el sistema de control, lo cual constituye un factor fundamental para que esta empresa se oriente hacia la realidad y relevancia de sus funciones.
De allí que la siguiente investigación propone un medio estratégico que va a contribuir a fortalecer la organización en la Unidad de Contraloría Interna, es decir, el proyecto brindará una propuesta de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP
Por otro lado y haciendo referencia a la problemática planteada surgen las siguientes interrogantes:
¿Cómo se propondrá el Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál es la situación actual de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál es la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál será el diseño del Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál será la factibilidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
Objetivo General
Proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP).
Objetivos Específicos
-Diagnosticar la situación actual de la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), en relación al control administrativo.
-Diagnosticar la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
-Diseñar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP en el área financiera, para garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa.
-Determinar la factibilidad de implantación del Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
Justificación
La formulación de la propuesta de un Sistema de Control Administrativo para la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, surge por la necesidad de brindar a esta organización un medio estratégico que contribuya al desarrollo efectivo de la planeación organizacional, permitiendo con ello esquematizar cada factor que influya posiblemente para que la organización pueda optimizar sus funciones.
A tal efecto, la relevancia de este estudio permite esquematizar la promoción de estrategias que contribuyan un proceso interactivo entre cada empleado de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP y la propuesta que se establecerá en esta investigación. Lo que se quiere afirmar con esto, es que la investigación ofrecerá soluciones para mejorar el Control Interno.
Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el Sistema de Control Administrativo que se establecerá en la propuesta, va a ser objeto de fortalecimiento para que la institución disponga de otra herramienta que le permita desarrollar su planeación tomando en cuenta los factores que constituyen la misma, según sea las funciones que ejerce cada empleado apoyándose para ello también en la propuesta.
A este respecto, la investigación servirá de apoyo para que otras investigaciones desarrollen su proceso metodológico apoyándose en este estudio.
Alcances
La investigación se desarrolla en un Instituto Autónomo Estadal, adscrito a la Gobernación del Estado Portuguesa. El mismo se realizará en el primer trimestre del año en curso (2004). Dicha investigación es en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), y consistirá en diseñar un Sistema de Control Administrativo, para obtener información de una forma clara, rápida y precisa como medio para ampliar el conocimiento que lo rodea, creando y manteniendo permanente información exacta y actualizada de la disponibilidad administrativa, presupuestaria y financiera.
De tal modo que el alcance inmediato de este estudio es pretender lograr la eficacia, la efectividad y la legalidad de los procesos en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, para que de esta manera se pueda lograr los objetivos propuestos en la Institución.

CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
Este Capítulo comprende las bases teóricas que sustentan la investigación y los antecedentes del mismo, matriz de operacionalización de los objetivos e instrumentos, tal como lo señala la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2002). Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctórales. “Comprende una revisión de los trabajo previos realizados sobre el problema en estudio y (o) de la realidad contextual en la que se ubica. Dependiendo de la naturaleza del Trabajo o la Tesis, el marco referencial, puede comprender aspectos teóricos, conceptuales, legales, situacionales de la realidad objeto de la investigación u otros, según convenga el caso”. (p.16).
Bases Teóricas
Todo elemento de investigación se enfoca en diferentes bases conceptuales, las cuales constituyen una fortaleza al estudio.
Control
En este sentido, Cepeda (1999), establece que “el control es una comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados”. (p.3)
Por otro lado, el autor antes mencionado define el control interno como:
El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos. (p.4).
De igual manera, Cepeda (1999), establece que “debe tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una aptitud, un compromiso de todas y cada una de la personas de la organización, desde la gerencia hasta un nivel organizacional más bajo”. (p.4).
Seguidamente el mismo autor define que el sistema de control interno:
Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en si mismo. Provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado sistema de control interno, podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración destacada. En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes básicos de la labor gerencial. (p.4).
Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite señalar que el control en el proceso administrativo, contribuye a que la organización establezca con efectividad sus medios de acciones estratégicas en la planeación de cada proceso administrativo ejecutado por la institución.
En este mismo sentido, refleja que existen seis tipos de controles: “el gerencial, el contable, el operativo de gestión, el presupuestario el de informática y el administrativo u operativo”. (p.29).
Control Gerencial: está orientado a las personas con el objeto de influir en los en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organización.
Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables.
Control Operativo de Gestión: esta orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.
Control Presupuestario: es una herramienta técnica, en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informático: esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.
Con relación al presente estudio, el control administrativo u operativo “se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la administración”. (p.29).
Por otra parte, el autor Catacora (1999), también establece que existen dos tipos de control, el control preventivo (previo) y el control de detección (posterior)” (p.238).
El control preventivo “son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el inventario, revisión y aprobación de los comprobantes de diario”. (p.238).
En cambio, el control de detección:
Se aplica durante o después de un proceso; la eficiencia de este dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos son: conciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayores; emisión de listado de excepciones; cuadre de totales de débitos y créditos al grabar comprobantes contables. (p.238).
El mismo autor clasifica el control interno administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos administrativos y controles internos contables.
Los controles internos administrativos, “el cual trata el presente trabajo de investigación, generalmente no tienen relación directamente con las cifras de lo estados financieros, pero tienen como objetivo básico establecer lo siguiente:
-Plan de organización.
-Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones.
-Adhesión a la políticas gerenciales”. (p.238).
El control Interno: es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.
En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de introducción a la teoría general de la administración, dice que:
La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. (p.394)
De igual manera, establece que el proceso administrativo “está constituido por las cuatros funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Es un proceso dinámico e interactivo”. (p.24)
Planificación: es la función administrativa que determina por anticipado que debe hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.
Organización: función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.
Dirección: función administrativa que indica el comportamiento de los individuos hacia los objetivos que deben alcanzarse.
Control: es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos.
Además, Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visión del Control Previo, Establece y define lo siguiente:
El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. (p.3).
Por consiguiente, un sistema de control administrativo va a contribuir a que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y ejercer funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se quiere afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigma para que el instituto optimice sus funciones.
Razones para implantar un Sistema de Control Interno
-Vigilancia de la legalidad administrativa.
-Defensa y protección del patrimonio público.
-La evaluación de la gestión administrativa.
-Defensa de la ética y probidad administrativa y pública.
Elementos del Sistema de Control Interno
-Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización, como para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de registro y de custodia.
-Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones; y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.
-Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad y persona, dentro de la organización.
-Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
-Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
-Una efectiva y profesional unidad de auditoria interna independiente, hasta donde sea factible, de las operaciones examinadas. (p.4).
Requisitos de un Sistema de Control Interno
-Debe ser integral e integrado.
-Legal.
-Comprensible.
-Debe adaptarse a la forma de la organización.
-Debe registrar rápidamente las desviaciones y tender a la acción correctiva.
-Flexible.
-Conocido.
-Debe incluir elementos de control previo, posterior y auditoria interna.
-Fundamentado en principios de: eficacia, eficiencia y economía. (p.4)
Aspectos que debe abarcar el Sistema de Control Interno
-Presupuestario.
-Económicos.
-Financieros.
-Patrimoniales.
-Normativos.
-De gestión.
-Evaluación de programas y proyectos.
Según el artículo 131 de la Ley Orgánica de la Administración Financiara del Sector Público (2003), establece lo siguiente:
Objetivos del Sistema de Control Interno
-Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.
-Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público.
-Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
-Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.
-Garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (p.4)
Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de introducción a la teoría general de la administración, expresan que lo esencial en cualquier sistema de control es:
-Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.
-Un medio por la actividad desarrollada.
-Un procedimiento para comparar la actividad con el criterio fijado.
-Algún mecánico que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.
Desde esta perspectiva, los objetivos de un sistema de control brindaran a la organización, la visión y misión que va a contribuir a la eficiencia en la ejecución de los mecanismos de control administrativo, teniendo en cuenta cada elemento que contribuya a la eficacia del trabajo según la función asignada.
Por otra parte, Likert citado por Chivavenato (2001), establecen lo siguiente:
El Sistema es un: “todo organizado o complejo. Un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario” (p.771).
Así mismo establece que la esencia en cualquier sistema es: “Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de mando”. (p.776)
Desde esta visión Chiavenato (2001) establece que el control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:
-Establecimiento de estándares y criterios: los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable.
-Observación del Desempeño: la observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficiencia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitidos a quienes tienen el poder para introducir cambios.
-Comparación del desempeño con el Estándar establecido: la comparación no sólo busca localizar las variaciones, erróneas o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros.
-Acción correctiva: el objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. (p.767).
En otro sentido Chiavenato (2001), expresa la Clasificación del Sistema Administrativo, de la siguiente manera:
-Sistema 1. Autoritario coercitivo: es un sistema administrativo autoritario y fuerte, coercitivo y notoriamente arbitrario que controla rígidamente todo lo que ocurre dentro de la organización. Es el sistema más estricto y cerrado. Se encuentra generalmente en empresas que utilizan mano de obra intensiva y tecnología rudimentaria en las cuales el nivel intelectual del personal empleado es extremadamente bajo, como ocurre en el área de las empresas de construcción civil o construcción industrial (construcción hidroeléctrica, pavimentación de autopistas).
-Sistema 2. Autoritario benevolente: es un sistema administrativo autoritario que constituye una variación atenuada del sistema 1. En el fondo es un Sistema 1, pero condescendiente y menos rígido. Se encuentra frecuentemente en empresas industriales que utilizan una tecnología más avanzada y mano de obra más especializada pero que mantiene todavía forma de coerción, para no perder el control sobre el comportamiento de las personas. (en el área de producción y montaje de empresas industriales y en las oficinas de ciertas fábricas).
-Sistema 3. Consultivo: es un sistema que se inclina más hacia la participación que hacia la autocracia y la imposición como ocurría en los dos sistemas anteriores. En el, la arbitrariedad organizacionales se va suavizando gradualmente. Por lo general en las empresas de servicios (Bancos e Instituciones Financieras, por ejemplo) en ciertas áreas administrativas de empresas industriales, más organizadas y avanzadas en términos de relación con sus empleados.
-Sistema 4. Participativo: es el sistema administrativo democrático por excelencia. Es el más abierto de todos los sistemas propuestos por Likert y Chivavenato. Se encuentra poco en la práctica, se ha localizado en empresas que utilizan tecnología sofisticada y personal muy especializado y desarrollado (empresas de servicios y de publicidad, de consultoría e ingeniería y en administración, en las cuales los profesionales realizan actividades complejas. (p.96)
En la clasificación de los sistemas de control administrativos, permiten señalar que cada uno de ellos pueden ser aplicables a una empresa, dado que permitirán enfocar una nueva organización del proceso administrativo ejecutado por la empresa, de esta manera optimizar la productividad de la organización empresarial.
Por otra parte Mediante la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), establece lo siguiente:
-El Control Externo, comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades gubernamentales. Son órganos competentes para ejercer el control fiscal externo: la Contraloría General de la República y las Contralorías de los Estados, Municipios, Distritos y Distritos Metropolitanos.
-El control Interno, es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.(p.64)
Así mismo en las Normas Generales del Control Interno (1997), define lo siguiente:
El Control Interno Administrativo, lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.
El Control Interno contable, comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestaria y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas.
Antecedentes
Graterol, A. (2002), Guanare, estudiante del Instituto Universitario de Tecnología para la Informática “IUTEPI”, en su trabajo especial de grado titulado “Diseño de un Sistema de Control Administrativo para Pagos de Personal Eventual en la Unidad de Nomina de la Empresa ELEOCCIDENTE, C.A. Zona Portuguesa”, donde el objetivo principal es Diseñar un Sistema de Control Administrativo. La presente investigación esta enmarcado en la modalidad del proyecto factible. La población del estudio esta conformada por 8 personas que desempeñan funciones en la Unidad de Nomina del Departamento de Recursos Humanos de la ELEOCCIDENTE Zona Portuguesa; el autor en primer lugar solicito la debida autorización de la gerencia de la empresa para realizar el estudio de la misma, realizó una exhaustiva revisión bibliográfica, se selecciono la técnica e instrumento de recolección de datos siendo esta la técnica de la encuesta y como instrumento el cuestionario, luego se identifica los sujetos que conforman la población en estudio, seguidamente se elabora y se aplica el instrumento quedando conformado por ocho (8) ítems de tipo dicotómico cerrado, se analizaron los datos obtenidos los cuales sustentan el diagnostico, así mismo se elaboró el diseño de la propuesta. Llega a la conclusión de que en el estudio investigado posee posibilidades de ser implantado en los aspectos operativos, técnicos, financieros y sociales, el cual permitirá medir, comparar, verificar y corregir las acciones concernientes al personal eventual que labora en la empresa. Finalmente el autor recomienda dirigir al personal que labora en la Unidad de Nómina, acciones que proporcionen una mayor preparación la aplicación del proceso del control; supervisar el cumplimiento de los diversos procedimientos que se ejecuten en dicha unidad en cuanto al personal eventual; incentivar al personal eventual para gestionar el cambio de los procedimiento que se llevan en la actualidad; presentar al Departamento de Recursos Humanos la propuesta de un sistema de control para que de tal forma ésta se implante en el menor lapso posible; incluir la nomina del personal eventual al sistema de nomina de la empresa (SINOM).
Jiménez, G. y Rodríguez, R., (2002), Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Portuguesa “IUTEP”, realizaron el trabajo especial de grado que se titula “Sistema de Control Presupuestario para la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios “Las Americas” del Municipio Guanare Estado Portuguesa. Tiene por objetivo proponer un sistema de control presupuestario para la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios “Las Americas” del Municipio Guanare Estado Portuguesa. La propuesta planteada es en la modalidad de proyecto factible sustentada en una investigación descriptiva de campo. Se consideraron como sujetos participantes a 6 personas que se desempeñan en el área administrativa y gerencial de la empresa, lo cuales conforman la población u objeto de estudio. Para la elaboración del Estudio, en primer lugar se determinan los sujeto participantes la población en estudio, posteriormente se selecciono la técnica e instrumento adecuado a los requerimientos del estudio, resultando la encuesta como técnica y el cuestionario como instrumento. Se aplica el instrumento a la población en estudio. Y finalmente se analizan los datos recabados en la aplicación del instrumento. Los autores llegan a la conclusión que el sistema de control presupuestario permite la detección de necesidades en las diversas actividades del proceso presupuestario que se realiza en la empresa. Una vez detectada la necesidades el sistema de control canaliza la aplicación de correctivos para el mejoramiento de la funciones de los procesos de control presupuestario. Recomendando de esta manera promover efectivos y eficientes sistemas de control presupuestario para organizaciones y empresas de misión y razón de tipo social sin fines de lucro. Seguidamente recomiendan desarrollar procedimientos de control sobre los procesos de control presupuestario que se desarrollan en la empresa y por ultimo, implantar la propuesta de un Sistema de Control Presupuestario en la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios Las América del Municipio Guanare, Estado Portuguesa.
Lacruz, Y. y Pérez, M., (2001), Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología para la Informática “IUTEPI”, realizan un estudio para su trabajo especial de grado que titula: “Propuesta para el Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Transporte de la Empresa ELEOCCIDENTE Filial de CADAFE Zona Portuguesa”; la presente investigación tiene como objetivo principal Proponer el Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Transporte que permita mejorar los procesos. Esta investigación se encuentra pautada bajo los criterios de una investigación de campo y descriptiva, dentro de la modalidad de proyecto factible. Para la ejecución de la investigación se aplico en primer lugar la auditoria de lo procedimientos que se encuentran dentro de la unidad. Se empleo la técnica de observación directa para visualizar la situación existente. Seguidamente se realizo una valuación de lo procedimientos. Luego de los pasos anteriores, se logro dichos procedimientos y como ultimo paso, se analizaron tanto los procedimientos como también la información recabada a través de la técnica empleada. Los autores de la presente investigación llegan a la conclusión, que la unidad de transporte requiere para optar medidas y procedimientos de control que le permitan mejorar y agilizar todos los términos administrativos aplicados dentro de los mismos, la necesidad de proponer el diseño de un sistema de control administrativo para que pueda ser establecido y garantice de que las medidas de control serán aplicadas en todas las funciones durante su ejercicio y después de desarrollarlo, de manera que actué a tiempo para prevenir y corregir la fallas que puedan surgir y así facilitar el logro de los objetivos y meritos previstos a alcanzar. Según los autores de esta investigación es recomendable hacer necesaria la aplicación y desarrollo del instrumento del control administrativo dentro de esta unidad, ejecutado y evaluado por un profesional especialista en auditoria. Aplicar el sistema en el menor tiempo posible y por el tiempo que sea necesario. Emplear todos y cada uno de las medidas y procedimientos establecidos dentro del sistema. Y por ultimo, recomiendan crear una oficina de control interno dentro de la unidad de estudio con el propósito de desarrollar y perfeccionar el sistema de control administrativo.
Estos estudios establecen una concordancia con la presente investigación, dado que constituyen aportes valiosos teóricos y prácticos para la formulación del estudio. Además, establecen similitudes con los resultados, ya que constituyen a la formulación de un modelo operativo viable a solventar un problema.










Cuadro N° 1. Operacionalización del Objetivo
Objetivo Dimensiones Indicadores
Proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Control Interna de INVITRAP.






Sistema de Control Administrativo.






Unidad de Control Interno.
- Existencia.
- Normas legales.
- Recursos.
- Inf. Financiera.
- Eficiencia.


- Planificación.
- Supervisión.
- Lineamientos.
- Actualización
Fuente: Durán, Gómez, Montaña (2004)












Cuadro N° 2. Matriz de Operacionalización del Instrumento
Definición del Propósito del Instrumento. Definición Conceptual
de la Variable,
Aspecto u Objetivo.
Dimensiones Indicadores
de cada Dimensión. Items
de cada Indic.
Es diagnosticar la situación actual acerca del sistema de control administrativo en INVITRAP, con la finalidad de recopilar información referente al estudio.
El Sistema de Control Administrativo, tiene por objetivo promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuesto, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas. (Reglamento sobre la organización del control interno en la administración publica nacional (1997). Sistema de Control Administrativo





Unidad de Control Interno - Existencia.
- Normas legales.
- Recursos.
- Inf. Financiera.
- Eficiencia.


- Planificación.
- Supervisión.
- Lineamientos.
- Actualización.
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Fuente: Durán, Gómez, Montaña (2004)

CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
Está conformado por el tipo de estudio y por III fases; la I fase es el diagnostico que engloba los sujetos participantes, las técnicas e instrumento de recolección de datos, el procedimiento y las técnicas de análisis de datos. La II fase es el diseño de la propuesta que describe los sujetos participantes, las técnicas y los procedimientos. Culminado con una III fase, que trata de la viabilidad de la propuesta.
Tipo de Estudio
El estudio esta fundamentado bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en la investigación de campo de tipo descriptivo, ya que permite al investigador tomar los datos e información de la realidad de donde se presenta el estudio, es decir, en su ambiente natural.
La Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2001), afirma que un proyecto factible:
Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un método operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupo sociales, puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnología, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p.7).
En cuanto a la presente investigación, se prueba que está apoyada en un estudio de campo, bajo la modalidad descriptiva. Es decir, de campo, porque los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad; y de tipo descriptivo, porque el objetivo del estudio es describir las características de las situaciones especificas de forma sistemática.
Fase I: Diagnóstico
Es el proceso mediante el cual se analizan las situaciones previas, presentadas en la Unidad donde se analiza la investigación, para así determinar los problemas y las necesidades del mismo.
Balestrini M. (2002), define el Proyecto de Investigación “es aquel documento escrito representado en perspectiva, que esta referido al plan o la estrategia que se ha delimitado y se propone alcanzar, inicialmente, en el despliegue de una investigación”. (p.3).
Hurtado (2000), establecen que:
La población es el conjunto de seres que poseen la característica o evento a estudiar conforman la población. En algunos casos la población es tan grande que no se puede estudiar toda, entonces el investigador tendrá la posibilidad de seleccionar una muestra. Es importante que el investigador determine si la unidad de estudio es una persona, un grupo, una organización, una institución, un texto, un objeto, un trozo de tierra. Así mismo, es necesario delimitarlo: si es un grupo de personas, se debe precisar la edad, sexo, nivel socioeconómico, contexto geográfico, otros. (p.31).
También señala que la muestra, “según dada la característica de una población pequeña y finita, se tomará como unidad de estudio a todos los individuos que lo integran, por consiguiente no aplicarán criterios muéstrales, a objeto de extraer una muestra reducida del universo” (p.130).
Sujetos Participantes
La población esta constituida por nueve (9) empleados adscritos a la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, siendo el total de la población considerada como muestra en la presente investigación. En este sentido, la población por ser finita no se llevará tratamiento muestral.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Balestrini (2002), establece que la técnica de recolección de datos:
Trata de introducir en primer término, aquellas técnicas relacionadas con el análisis documental de las fuentes bibliográficas, pero que al mismo tiempo facilitarán la redacción del trabajo escrito. Al mismo tiempo que estamos haciendo referencia a investigaciones que introducen un diseño de campo, necesariamente se debe situar, aquellas técnicas denominadas también vivas o de relaciones individuales o de grupos, que se dedican a la observación de la realidad y como anteriormente se ha señalado, exigen respuestas directa de los sujetos estudiados, donde a partir de una muestra de individuos; representativa de un colectivo mucho más grande empleando procedimientos estandarizados, se interrogan a las personas en entrevistas orales o por escrito con el uso de encuestas, entrevistas, cuestionario o las medidas de actitudes. (p.132).
Para Hurtado de Barrera (2000), técnica indica “cómo se va a recoger la información y el instrumento señala la cuál información seleccionar” (p.429).
Se utilizó como técnica la encuesta, para recabar los datos pertinentes a la investigación, permitiendo entrevistar a las personas que laboran en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP. La Encuesta es definida por Morales (1994), como “una técnica de Investigación dirigida al estudio cuantitativo de las opiniones y comportamientos de conjuntos de personas”. (p.49).
El instrumento a usar es el cuestionario, consta de nueve (9) preguntas con respuestas dicotómicas, es decir, presentadas dos alternativas como respuestas de forma cerrada, Si ( ) ó No ( ). (Ver anexo A.)
Para Balestrini (2002), el cuestionario “es considerado un medio de comunicación escrito y básico entre el encuestador y el encuestado, facilita traducir los objetivos y las variables de la investigación a través de una serie de preguntas muy particulares previamente preparadas de una forma cuidadosa, susceptibles de analizarse en relación con el problema estudiado.” (p.138).
Validez del Instrumento
En este sentido Balestrini (2002), señala que la validez en términos generales “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir”. (p.139).
Mientras Hernández (1998), afirmaron que:
Se puede aportar 3 tipos de evidencia para la validez: Evidencia relacionada con el contenido, la cual se obtiene contrastando el universo de ítems contra los ítems presentes en el instrumento de medición. La validez de criterio que se obtiene comparando los resultados de aplicar el instrumento de medición contra los resultados de un criterio externo. La validez de constructo que se puede determinar mediante el análisis de factores. (p.332)
Antes de su aplicación a la población en estudio, el instrumento fue sometido a validez, mediante la revisión del mismo por 3 expertos, uno (1) en metodología y dos (2) en administración; para ello se elaborará un formato de revisión del instrumento, donde se consideren aspectos tales como coherencia, claridad y pertinencia. (Ver anexo B).
Confiabilidad del Instrumento
Hernández (1998), establecen que la confiabilidad, “se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados. La confiabilidad varia de acuerdo con el número de ítems que incluya el instrumento de medición”. (p.332).
Para determinar la confiabilidad del instrumento, se aplicó una prueba piloto con cinco (5) sujetos con características similares a la población en estudio, cuyo datos luego de tabulados fueron sometidos a una prueba de confiabilidad (KR20) Kuder And Richardson, cuyo resultado es de 0,98 lo que indica que es altamente confiable. (Ver anexo C).
Procedimiento
Para llevar a cabo el Diagnóstico se hace necesario la ejecución de los siguientes pasos:
-En primer lugar se entrevisto al Jefe de la Unidad de Contraloría Interna para determinaran las personas que laboran en dicha Unidad, los cuales serán el objeto del estudio.
-Luego se seleccionó la técnica e instrumento de recolección de datos, siendo esta el cuestionario.
-Respectivamente y por ultimo se determinará la validez y confiabilidad del instrumento que se aplicó y las estadísticas correspondientes al mismo.
Técnicas de Análisis de Datos
Constituye el diseño estadístico descriptivo, logrando el porcentaje que se representará gráficamente en forma cuantitativa, utilizando técnicas que se reflejan en el gráfico pastel.
Fase II: Diseño de la Propuesta
En esta fase contemplan los sujetos participantes, técnicas e instrumentos de recolección de datos y procedimiento para llevar a cabo el diseño de la propuesta.
Sujetos Participantes
En la propuesta participaran el contralor interno, el tutor y los autores de la presente investigación.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
La técnica utilizada fue el torbellino de ideas, la cual permitió conocer la necesidad de proponer un Sistema de Control Administrativo.
Para el Centro Nacional para el Mejoramiento de la Enseñanza de la Ciencia “CENAMEC”, (1995), el torbellino de ideas establece que “la participación de todos la miembros de un grupo, genera flexibilidad mortal, riqueza y variedad de ideas con la finalidad de establecer propuesta ingeniosas” (p.45).
Procedimientos
Los pasos a seguir para el diseño de la propuesta, son los siguientes:
-Consultas de los medios bibliográficos.
-Opiniones y alternativas de los empleados que laboran en la Unidad donde se realizo la presente investigación.
-Se escogió la técnica que esta más acorde con la solución que se requiere para el problema, resultando así el torbellino de ideas.
Fase III. Factibilidad de la Propuesta
En la presente fase se contempla los sujetos participantes, técnica e instrumento de recolección de datos, procedimiento, técnica de análisis de datos y resultados de la factibilidad de la propuesta.
Sujetos Participantes
Se refiere a los individuos que conforma a la investigación y participan en esta fase, y son las que se relacionan directamente con la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP). Hernández (1998), dicen que el sujeto participante “son los sujetos en objetivos de estudio, es decir, la unidad de análisis, (personas, organizaciones, periódicos etc.)”. (p.143).
Técnica e Instrumento de Recolección de Datos
La técnica aplicada para determinar la factibilidad de la propuesta fue el sondeo de opiniones mediante el cual se evidenció la aceptación de la propuesta por parte de los sujetos que intervinieron en la investigación. El incumplimiento aplicado fue una lista de cotejos que a través de ella se verificó la conformidad o aceptación de la propuesta.
Procedimiento
-Reunión con los sujetos participantes en la factibilidad.
-Formulación de preguntas.
-Elaboración y aplicación del instrumento.

IV CAPÍTULO
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En este Capítulo se expondrán los resultados generados por el instrumento aplicado a los empleados que laboran en INVITRAP.

Cuadro N°3. Sistema de Control Administrativo.
Nº ITEMS SI % NO %
1
¿Existe actualmente un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP?. 0 0 9 100
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).













Grafico Nº 1. Sistema de Control Administrativo.

Según la opinión de los sujetos participantes respecto al ítems 1, se observa que la totalidad (100%) expuso que no existe un Sistema de Control Administrativo, lo que puede traer consecuencias negativas para la empresa INVITRAP. Lo que se quiere afirmar con esto es que una organización si no cuenta con un Sistema de Control Administrativo no tendrá una proyección eficaz en cuanto al manejo de los recursos presupuestarios de la empresa. Por otro lado, la eficacia de los empleados en el proceso administrativo no son altamente efectiva.

Cuadro Nº 4. Normas Legales establecidas por INVITRAP.
Nº ITEMS SI % NO %
2
¿Actualmente se cumple con las normas legales establecidas por el INVITRAP, en la Unidad de Contraloría Interna?. 9 100 0 0
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).


















Grafico Nº 2. Normas Legales establecidas por INVITRAP.

Referente a los resultados obtenidos por los sujetos entrevistados, se observa que según el 100% de ellos expresaron que INVITRAP cumple con las normas legales establecidas por las Unidad de Contraloría Interna de la misma. Esto permite manifestar que se puede generar medios estratégicos legales que orientan a la organización a darle un sentido práctico y lógico de lo que puede ser un proceso de control administrativo.

Cuadro Nº 5. Unidad de Contraloría Interna
Nº ITEMS SI % NO %
3

¿Considera usted que con un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP, se logre salvaguardar los recursos financieros?. Si 100 0 0
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).


















Grafico Nº 3. Unidad de Contraloría Interna

En función a la respuesta emitida por los sujetos entrevistados, la totalidad (100%), manifiesta que un Sistema de Control Administrativo puede salvaguardar los recursos financieros de una organización. Esto permite expresar que un Sistema de Control Administrativo va a ser un factor coadyuvante al funcionamiento efectivo de la administración de la organización. Por lo que se hace necesario reseñar que cada institución debe prever las situaciones negativas y positivas a través de un Control Administrativo eficiente, el cual permite establecer una integración administrativa de cada recurso presupuestario.

Cuadro Nº 6. Aplicación de Sistema de Control Administrativo.
Nº ITEMS SI % NO %
4

¿Esta usted en disposición de aplicar algún Sistema de Control Administrativo, para que la información financiera y presupuestaria sea confiable en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP?. Si 100 0 0
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).


















Grafico Nº 4. Aplicación de Sistema de Control Administrativo.

Según la opinión emitida por los empleados de la Unidad de Contraloría de INVITRAP, expresaron en un (100%) que si están en disposición de aplicar un Sistema de Control Administrativo. Dicha opinión permite hacer énfasis en la necesidad de establecer una línea de acción que constituya una fortaleza para el Control Administrativo, determinando con ello inducir a los empleados a recibir y ofrecer información financiera y presupuesto de manera confiable evitando con ello el déficit del presupuesto.

Cuadro Nº 7. Promoción de Eficiencia de Operaciones.
Nº ITEMS SI % NO %
5
¿Usted considera que con un Sistema de Control Administrativo, se pueda promover la eficiencia de las operaciones realizadas en la Unidad de Control Interno del INVITRAP?. 9 100 0 0
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).















Grafico Nº 5. Promoción de Eficiencia de Operaciones.

Según resultados expuestos por los sujetos entrevistados los cuales expusieron afirmativamente en un (100%), que un Sistema de Control Administrativo va a promover eficientemente la operaciones que realiza la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, lo que constituye una fortaleza para que el presupuesto se utilice con adecuación y de esta manera la autonomía de esta empresa, se mantenga.

Cuadro Nº 8. Planificación adecuada de la Gestión.
Nº ITEMS SI % NO %
6
¿Se lleva a cabo una planificación adecuada en cuanto a la gestión que se realiza en la Unidad de Control Interno del INVITRAP?. 3 33 6 67
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).

















Grafico Nº 6. Planificación adecuada de la Gestión.

En este se observa que el (67%) expresaron que no existe una planificación adecuada en cuanto a la gestión que realiza la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP. Por otro lado, el (33%) expreso que si hay una planificación adecuada, esta diferencia de opiniones permite manifestar que una organización sino establece una planificación adecuada a la gestión, las metas de la empresa podrían distorsionarse y ser solamente un soporte, es decir, no habrá una gestión que promueva la productividad de la empresa.

Cuadro Nº 9. Constante Supervisión
Nº ITEMS SI % NO %
7
¿Cree Usted que una constante supervisión proporcionará exactitud, veracidad y confiabilidad en las operaciones realizadas en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP?. 9 100 0 0
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).

















Grafico Nº 7. Constante Supervisión

Según lo expresado por los sujetos entrevistados, manifestaron en un (100%) que si se necesita mantener constancia en la supervisión, esto permite que las operaciones realizadas por la empresa sean altamente confiables, además de ello se va a promover con veracidad un proceso informativo inherente al manejo de finanzas y presupuesto.

Cuadro Nº 10. Lineamientos y Pasos de Procedimientos Administrativos
Nº ITEMS SI % NO %
8
¿Existen actualmente lineamientos que establezcan los pasos y procedimientos para llevar a cabo una administración transparente y efectiva en la Unidad de Control Interno del INVITRAP?. 0 0 9 100
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).














Grafico Nº 8. Lineamientos y Pasos de Procedimientos Administrativos

En consideración al ítems 8, se observa que el (100%) de los entrevistados manifiesta que no existen lineamientos para los procesos administrativos. Estos enfoques permiten definir que un proceso de Control Administrativo sí se utiliza con adecuación, la organización que lo aplique tendrá una visión específica de cómo controlar eficazmente cada ingreso financiero de la empresa.

Cuadro Nº 11. Actualización de Normas y Métodos de Trabajo.
Nº ITEMS SI % NO %
9

¿Considera que en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP, se deba promover actualización, en cuanto al acatamiento de las normas y métodos de trabajo para un buen funcionamiento del mismo?. 9 100 0 0
Fuente: Duran, Gómez, Montaña. (2004).

















Grafico Nº 9. Actualización de Normas y Métodos de Trabajo.

Respecto a los resultados obtenidos en el ítems 9, se percibe que el 100% manifestaron que se debe promover la actualización en función a las normas y métodos de trabajo que permitan el funcionamiento efectivo de la organización empresarial, es decir, si se establece una planificación que actualice permanentemente a los empleados que laboran en la misma donde se administran recursos económicos del estado, se promoverá la eficiencia del personal, sus funciones y los controles previos de la misma. Es por ello, que se hace necesario establecer medios estratégicos a través de un sistema de control administrativo que influya positivamente en la empresa INVITRAP.
Factibilidad Técnica
Un Sistema de Control Administrativo es una herramienta útil y necesaria para una organización, ya que permite garantizar efectividad, eficacia y legalidad de los procesos y operaciones institucionales, permitiendo a su vez, verificar si todo lo que se realiza conforme al programa se encuentra adaptado a la normativa legal vigente; señale las fallas y los errores, a fin de minimizar y evitar su repetición.
Factibilidad Operativa
En la actualidad, INVITRAP tiene a su disposición un personal altamente calificado en la Unidad de Contraloría Interna de la misma, que maneja en cierta forma ésta área. Por tal motivo, la Propuesta de un Sistema Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna, posee un gran índice de factibilidad operativa, ya que el personal adscrito será el encargado de lograr la máxima eficiencia, efectividad y legalidad de los procesos, para implantar la propuesta.
Factibilidad Social
La Propuesta de un Sistema Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, producirá cambios de naturaleza social, ya que el personal adscrito a dicha unidad, obtendrá eficiencia y legalidad de los procesos para brindarle a la Unidad y por ende a la institución, INVITRAP, un funcionamiento eficaz donde el programa adaptado, permita alcanzar las metas planificadas con éxito.
Factibilidad Económica
La factibilidad económica al implantar la Propuesta de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, no tiene límite, ya que dicho Sistema de Control Administrativo permitirá a los empleados adscrito a la Unidad, realizar un trabajo efectivo y eficaz garantizando la legalidad de los procesos y operaciones Institucionales.
Adicionalmente, de acuerdo a una investigación de precios realizada, se conoció que el costo de la implementación del sistema no es muy elevado, tal y como se muestra en la tabla.

CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
Este capítulo comprende el propósito, presentación, fundamentación y estructura de la propuesta.
Propuesta
Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
Propósito
La siguiente propuesta tiene como objetivo proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, el cual tiene como finalidad establecer los procedimientos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
Presentación
La planificación organizacional en los procesos administrativos genera acciones que constituyen un medio operativo relevante a las actividades de administración que realiza una institución o empresa. En tal sentido la siguiente propuesta brindará a la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, acciones coadyuvantes al control del comportamiento de los gastos, control de la disponibilidad presupuestaria y financiera.
A tal efecto, la propuesta es el medio que permite plantear las estrategias de planificación y gestión para la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, la cual se encuentra limitada al área financiera, en lo que se refiere al control de los gastos para la institución.
En la misma se establecerán los procedimientos con la finalidad de llevar a cabo un control del comportamiento de los gastos, un control de la disponibilidad presupuestaria y control de la disponibilidad financiera, a través de los cuales se logra una mayor eficiencia en el logro de lo objetivos propuestos en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
Por otro lado, se establecerán elementos fortalecedores a la planificación del control según el presupuesto anual del comportamiento de los gastos operativos y de inversión y de la disponibilidad presupuestaria y financiera.
Fundamentación
El proceso organizacional de investigación de la propuesta se fundamenta bajo los parámetros de Valenzuela (2003), el cual establece que un sistema de control administrativo interno comprende “un plan de organización, las políticas y normas según los procedimientos operativo y administrativos para alcanzar los objetivos del organismo” (p.3).
En tal sentido, la apreciación expuesta por este autor permite establecer que el sistema de control administrativo para INVITRAP, tenga una proyección efectiva en cuanto a su planeación organizacional de presupuesto. Además se debe tomar en cuenta los siguientes elementos también expuesto por el autor antes mencionado:
-Vigilancia Administrativa.
-Planeación Presupuestaria.
-Evaluación Parcial.
Esta apreciación de Valenzuela (Op.cit.) permite afirmar que la propuesta es de gran relevancia para la organización de INVITRAP, debido a que va a permitir que la planeación del presupuesto tenga una congruencia con la realidad administrativa del mismo.












































































Descripción de los Procedimientos de los Controles Propuestos
Planilla Nº 1 y 2:
Esta fase detallará en la planilla Nº1 y 2 el comportamiento de los gastos operativos y de inversión, según el presupuesto del año en curso.
-Partida. Sub – Partida. Especifica: distribución institucional de los ingresos y gastos según las partidas del Plan Único de Cuentas y se presenta en forma equilibrada. El Plan Único de Cuentas se emplea en la formulación, ejecución y control del presupuesto del sector público, es un importante avance técnico en la administración presupuestaria y financiera.
-Denominación: es la descripción específica de las partidas del Plan Único de Cuenta.
-Descripción: en éste se especifica, de forma detallada, el motivo del gasto realizado.
-Beneficiario: es la persona a quien se le cancelará por algún compromiso contraído con la institución. Esta persona puede ser natural o jurídica.
-Orden de Pago: en éste se llevará un control consecutivo de las órdenes de pago emitidas para pagar algún bien o servicio o celebración de otros contratos.
-Órdenes de Servicio: en éste se llevará un control consecutivo de las órdenes de servicios emitidas por el instituto, por la adquisición de algún servicio.
-Órdenes de Compra: en éste se llevará un control consecutivo de las órdenes de compra emitidas por el instituto, por la adquisición de algún bien.
-Bauche: en éste se lleva un control consecutivo, de los cheques realizado por la adquisición de algún bien, servicio o celebración de otros contratos.
-Presupuesto Asignado: se refleja el monto en bolívares del presupuesto asignado para un año fiscal, y a su vez, la distribución de ese presupuesto.
-Total del Compromiso: se refleja en forma exacta los pagos realizado por la adquisición de algún bien, servicio o celebración de otro contrato.
-Sub – Total de la Disponibilidad Presupuestaria: es el resultado exacto de la disminución de los pagos realizados al presupuesto asignado, en forma detallada.
-Total Disponible: es el resultado exacto de la disminución de los pagos realizados al presupuesto asignado en forma general.
Planilla Nº 3 y 4:
Esta fase detallará en la planilla Nº3 y 4 la disponibilidad presupuestaria, según los gastos operativos y de inversión, tomando en cuenta el presupuesto asignado.
-Observación: aquí se apuntará cualquier observación referente a insuficiencias presupuestaría, creación de partidas necesarias o efectuar traspasos entre partidas dentro de los límites señalados en la ley.
Planilla Nº 5 y 6:
En esta fase se detallará la disponibilidad financiera real, según los ingresos y egresos validamente efectuados:
-Ingresos: estos pueden ser tanto del presupuesto operativo como de inversión. Se refleja el dinero disponible para el presupuesto y son por intereses generados, dozavos y transferencias.
-Observación: aquí se apuntará cualquier observación referente a insuficiencias presupuestaría, creación de partidas necesarias o efectuar traspasos entre partidas dentro de los límites señalados en la ley.

Planilla Nº1. Control del Comportamiento de los Gastos al (Fecha).

(Presupuesto Operativo)


Partida Presupuesto Total del Sub- Total Total
Sub-Part. Denominación Descripción Beneficiario Ord/Pago Ord/Serv Ord/Comp Bauche Asignado Compromiso Disponibilidad disponible
Especifica (Año) al (Fecha). Presupuestaria





















TOTAL de la Disponibilidad Presupuestaria (Fecha). (Presupuesto Operativo).

Planilla Nº2. Control del Comportamiento de los Gastos al (Fecha).
(Presupuesto de Inversión)


Partida Presupuesto Total del Sub- Total Total
Sub-Part. Denominación Descripción Beneficiario Ord/Pago Ord/Serv Ord/Comp Bauche Asignado Compromiso Disponibilidad disponible
Especifica (Año) al (Fecha). Presupuestaria




















TOTAL de la Disponibilidad Presupuestaria (Fecha). (Presupuesto de Inversión).

Planilla Nº 3. Control de la Disponibilidad Presupuestaria, al (Fecha).


(Presupuesto Operativos).

PARTIDA PRESUPUESTO CANCELADO DISPONIBILIDAD
SUB-PART. DENOMINACIÓN ASIGNADO AL PRESUPUESTARIA OBSERVACIÓN
ESPECIFICA (AÑO) (FECHA) AL (FECHA)





TOTAL DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

Planilla Nº 4. Control de la Disponibilidad Presupuestaria, al (Fecha).
(Presupuesto de Inversión).

PARTIDA PRESUPUESTO CANCELADO DISPONIBILIDAD
SUB-PART. DENOMINACIÓN ASIGNADO AL PRESUPUESTARIA OBSERVACIÓN
ESPECIFICA (AÑO) (FECHA) AL (FECHA)





TOTAL DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA


Planilla Nº5. Control de la Disponibilidad Financiera, al (Fecha).
(Presupuesto Operativo).

PARTIDA TOTAL TOTAL TOTAL DE DISPONIBILIDAD
SUB-PART. DENOMINACIÓN INGRESO DE EGRESO DE (INGRESOS - FINANCIERA AL OBSERVACIÓN
ESPECIFICA INGRESOS EGRESOS EGRESOS) (FECHA)





TOTAL DISPONIBILIDAD FINANCIERA

Planilla Nº 6. Control de la Disponibilidad Financiera, al (Fecha).
(Presupuesto de Inversión).

PARTIDA TOTAL TOTAL TOTAL DE DISPONIBILIDAD
SUB-PART. DENOMINACIÓN INGRESO DE EGRESO DE (INGRESOS - FINANCIERA AL OBSERVACIÓN
ESPECIFICA INGRESOS EGRESOS EGRESOS) (FECHA)






TOTAL DISPONIBILIDAD FINANCIERA


Alcance de Supervisión del Sistema del Control Propuesto
El sistema propuesto, presenta como objetivo el cumplimiento de los elementos que se mencionan a continuación:
1. Antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o la celebración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, deberán asegurarse el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Que el gasto este correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto y que exista disponibilidad presupuestaria.
b) Que se hayan previsto las garantías suficientes y necesarias para responder por las obligaciones que hayan de asumir los contratistas.
c) Que los precios sean justos y razonables.
d) Que se hubieren cumplido con los términos de la Ley de licitación y demás leyes aplicables para la contratación de obras, suministros o servicios.
2. Las ordenes de pago contra el INVITRAP, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
a) Comprobar que las ordenes de compra y servicios hayan sido emitidas con sujeción a las disposiciones legales reglamentarias.
b) Que estén debidamente imputadas a la correspondiente partida del presupuesto.
c) Que exista disponibilidad presupuestaria.
d) Que hayan sido emitidas para pagar gastos efectuados y comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas.
3. Los administradores de INVITRAP no podrán ordenar ningún pago ni iniciar la ejecución de contratos que impliquen compromisos financieros, hasta tanto la Unidad de Control Interna certifique el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Sistema de Control Administrativo.

Cuadro N°12. Presupuesto de Inversión.
DESCRIPCIÓN MONTO
Recursos Tecnológicos:
Equipo de computación.
2.500.000,00
Programa de Administración (Excel) 50.000,00
Gastos de papelería. 200.000,00
2.750.000,00

CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En este capítulo se reflejará las conclusiones y recomendaciones generales en el proceso de la investigación.
Conclusiones
El desarrollo de la investigación en su evolución permite reflejar aspectos de gran relevancia a la planeación organizacional, la cual constituye un elemento estratégico que incide positivamente en la programación predeterminada en una empresa u organización, y en el caso de la institución estudiada, se determinaron las siguientes conclusiones:
Se evidencia que actualmente en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, no existe un control de los gastos operativos y de inversión que sea específico y que esté de acuerdo a lo que se planifica en esta institución. Esta debilidad implica que no existen medios que relacionen el control administrativo según los gastos y el presupuesto establecido en la institución.
Por otro lado, se evidenció en lo anteriormente expuesto en los objetivos específicos, que existe la necesidad de implementar un sistema de control administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, en el área financiera, para garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa.
De igual manera el logro efectivo de esta investigación fue el diseño de la propuesta la cual permitirá establecer un control efectivo, para administrar de una manera planificada y organizada los recursos asignados para el presupuesto de gastos operativos y de inversión, a la institución.
Finalmente se determinó que la propuesta es factible por cuanto los elementos que constituyen la misma permitieron que estos factores enfoquen la viabilidad de la propuesta.
Recomendaciones
-Planificación organizacional de los gastos operativos y de inversión, a través de un plan operativo anual.
-Establecer medios de actualización permanentes de los procesos administrativos.
-Capacitar al personal que labora en la Unidad de Contraloría Interna, en el área de planificación y presupuesto, según la normativa legal vigente.
-Implantar la propuesta preestablecida en la investigación.

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ANEXO A.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
ANEXO A
INSTRUMENTO
Instrucciones:
-Lea cuidadosamente cada una de las preguntas.
-Marque con una X la alternativa que Usted considere su criterio. (Si_____No_____)
-No escriba su nombre ni firma en el cuestionario.
-En caso de duda consulte con el investigador.
CUESTIONARIO
1. ¿Existe actualmente un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP?.
SI ___________ NO___________

2. ¿Actualmente se cumple con las normas legales establecidas por el INVITRAP, en la Unidad de Contraloría Interna?
SI ___________ NO___________

3. ¿Considera usted que con un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP, se logre salvaguardar los recursos financieros?
SI ___________ NO___________

4. ¿Esta usted en disposición de aplicar algún Sistema de Control Administrativo, para que la información financiera y presupuestaria sea confiable en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP?
SI ___________ NO___________
5. ¿Usted considera que con un Sistema de Control Administrativo, se pueda promover la eficiencia de las operaciones realizadas en la Unidad de Control Interno del INVITRAP?.
SI ___________ NO___________

6. ¿Se lleva a cabo una planificación adecuada en cuanto a la gestión que se realiza en la Unidad de Control Interno del INVITRAP?
SI ___________ NO___________

7. ¿Cree Usted que una constante supervisión proporcionará exactitud, veracidad y confiabilidad en las operaciones realizadas en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP?.
SI ___________ NO___________
8. ¿Existen actualmente lineamientos que establezcan los pasos y procedimientos para llevar a cabo una administración transparente y efectiva en la Unidad de Control Interno del INVITRAP?.
SI ___________ NO___________

9. ¿Considera que en la Unidad de Contraloría Interna del INVITRAP, se deba promover actualización, en cuanto al acatamiento de las normas y métodos de trabajo para un buen funcionamiento del mismo?.
SI ___________ NO___________


GUANARE, MARZO, 2004
AGRADECIMIENTO
Realizamos un sueño, culminamos una meta que implico dedicación, lucha, desvelo y el apoyo de cada uno de Ustedes; en muestra de gratitud le agradecemos en estas cortas líneas:
-A DIOS TODOPODEROSO, creador de los cielos y la tierra, por permitirnos vivir y finalizar nuestra carrera, ¡Gracias Señor!.
-A nuestros padres por la educación que nos dieron, dedicación, apoyo y respeto.
-A nuestros hermanos, quienes han sido nuestros compañeros de siempre.
-A nuestra casa de estudio (IUTEP), como muestra de gratitud por abrirnos sus puertas.
-A la Prof. MARISABEL NORCINI, por su aporte intelectual y apoyo en la realización del presente proyecto.
-A todos los profesores, por la gran labor desarrollada de impartir educación al futuro de VENEZUELA, por permitirnos peregrinar en sus aulas, por ser nuestro pilar fundamental en este nuevo futuro.
-Al Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), por ser el eje de la presente investigación.
-A todas las personas que de una manera u otra, contribuyeron en la ejecución del presente proyecto, en especial al Sr. RÓMULO TORRES.
-A todos (as), GRACIAS.
Miraima, Carmen y Simón

DEDICATORIA
-A DIOS creador del mundo, por darme la oportunidad de vivir y ser quien soy hoy día, por darme una familia unida y por finalizar mi carrera. Por todo, Gracias Señor.
-A mis madres MORAIMA y LUCILIA y mis padres MIGUEL y UBENCIO, por su dedicación, apoyo, respeto y educación. Gracias por todo. ¡Los Amo!.
-A mis hermanos, LENDYS, MIGUEL y LUCY por estar siempre conmigo y ser mis hermanitos, ¡los quiero mucho!.
-A mis tías: TIBISAY y ROSA, quienes siempre se han comportado como unas verdaderas tías. ¡Gracias por ser como son!.
-A mis tíos: PASTOR y OSCAR quienes son como mis hermanos mayores.
-A mi tío PAYI, quien siempre ha sido un buen hermano, por ser siempre unido con mi padre. ¡Gracias palli, también te dedico mi éxito!.
-A mi abuela ROSALINA, MARÍA y mi abuelo NAZARIO, quienes educaron a mis padres haciéndolos hombre y mujer de bien.
-A mi abuela ISABEL y mi tío DOUGLAS, quienes siempre han sido personas especiales en mi vida desde la infancia y que desde el cielo me cuidan. ¡Siempre los recordamos!.
-A la CHIQUI, quien es un regalito del cielo para nuestro hogar y el de mi tía Tibi.
-A mis compañeros CARMEN y SIMÓN, quienes son mis compañeros de estudio desde el principio y ahora del TEG. ¡Muchachos, lo logramos!.
-A todos mis primos (as), y tíos (as), los cuales son muchos y que no los nombro porque entonces no me alcanzará la hoja. También a cada uno de ellos le dedico mi éxito y espero que les sirva de motivación para que estudien.
-A todas las personas que tuvieron que ver de una manera u otra en mi realización profesional, y del presente proyecto. ¡Muchas Gracias!
Miraima Yaliseth Duran C.

DEDICATORIA
-Primeramente a DIOS, por ser el ser supremo y guiador en la vida de los seres humanos.
-A la memoria de mamá EMILIA y tío HILARIO, quienes desde el cielo descansan en la paz del señor y desde allá celebran mi triunfo. ¡Los recuerdo con amor!.
-A mi madre por haberme dado el ser, mi eterna gratitud por ser pilar en los momentos de tristeza y felicidad.
-A mi hija EMILY SOFIA, por ser mi mayor estimulo y deseo de superación. ¡Te Amo!.
-A mi esposo CESAR, por ser mi compañero incondicional, amigo y apoyo sincero en la vida. ¡Te Amo!
-A mi hermano JORGE, también futuro T.S.U. de la Republica, para que esta meta le sirva de ejemplo a seguir.
-A toda mi familia, con los que he compartido las experiencias buenas y malas. ¡Los quiero mucho!.
-A mis compañeros de TEG, Miraima y Simón, porque nos sirvió para compartir y unir más nuestros sueños.
-A mis amigas (os), los antiguos y los recientes, los que me recuerdan, quienes has estado junto a mi acompañándome en el transcurso de la carrera.
-A mis tíos, ISMAEL y RAFAEL porque en su momento me apoyaron moral y económicamente, dándome más que respeto y cariño, amor de padres.
-A mi suegra, la Sra MARINA, por ser más que eso, ser mi amiga incondicional y madre ejemplar de mi esposo.
-A mis cuñados, LEONOR, ADAN y MARÍA, porque siempre me han apreciado y dado su confianza.
-A mi madre y mi suegra, por y adoptar el rol de 2das. Madres de mi hija EMILY SOFIA en mi ausencia, para así poder lograr lo que hoy he logrado.
Carmen Gómez

DEDICATORIA
-Primeramente a DIOS todopoderoso, quien con su luz celestial a iluminado cada uno de mis pasos y por haberme dado paz y tranquilidad en estas cosas de la vida.
-A mis padres, SIMON y ANTONIA quienes siempre han estado a mi lado apoyándome y dándome consejos, alentándome a continuar a seguir adelante para proponerme realizarme como futuro profesional.
-A mis hermanos: ROSSI, JORGE y JOSE LUIS por estar a mi lado en todos momentos buenos de mi vida.
A mis amigas y compañeras, PRISCILA y NORBELY, a quienes agradezco todo su apoyo y gran amistad que me han brindado en las buenas y en las malas.
-A mis compañeras del TEG, MIRAIMA y CARMEN, por haberme dado la oportunidad de trabajar con ellas en el presente proyecto.
-A toda mi familia por estar siempre a mi lado apoyándome en todo momento.
-A todos ellos que DIOS, los bendiga.
Simón Montaña


AUTOR PRINCIPAL:
MIRAIMA YALISETH DURAN CANELON
yaliseth@hotmail.com,

T.S.U. en Tecnología Administrativa, Mención: Administración de Empresas y Técnico Medio en Contabilidad. Bchr. Mercantil.
GÓMEZ, CARMEN.
MONTAÑA, SIMÓN.

Trabajo presentando como requisito para optar al Titulo de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de: Tecnología Administrativa
Mención: Administración de Empresas
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO PORTUGUESA
AMPLIACIÓN GUANARE