Pasos para Constituir un Cooperativa

PASOS PARA ORGANIZAR Y CONSTITUIR UNA COOPERATIVA



Condiciones Fundamentales para la creación de una Cooperativa:


Para la creación de una Cooperativa es importante tomar en cuentas algunos aspectos, a saber:

• Puede ser conformada por un número no menor a cinco personas, dispuestas a organizarse y a implementar todos los acuerdos y objetivos planteados. Se recomienda que sean personas que gocen de respetabilidad y que en el grupo formado reine la mayor confianza, y estén dispuestas a cumplir con las condiciones para ser asociados en las cooperativas, como de sus deberes y derechos.

• Es necesario que cada una de las personas que conforman el grupo posean el vínculo con el objeto de la cooperativa. Aunque la nueva ley no lo contemple, todos deberían tener experiencia en el campo en que la cooperativa se va desarrollar; por ejemplo: si la cooperativa es de transporte, todos tiene que saber manejar, obtener la licencia respectiva, y poseer vehículo con el cual se va a prestar el servicio. Sin embargo, a través de la instancia de educación, en caso de no poseer experiencia o conocimientos especializados en el área, dichos socios potenciales pueden ser capacitados si así lo requieren.

• Las cooperativas deben poseer Fondos de capitalización que conformarán el patrimonio de la cooperativa, que es obtenido a través de las cuotas de participación de los asociados y otros medios. Recuerde que las cooperativas deben ser autogestionarias.

• Si dentro de los planes de la cooperativa es conseguir financiamiento para desarrollar una actividad económica, debe en principio, no sólo contar con una base económica para que sirva como garantía al préstamo solicitado, sino también debe desarrollar proyectos, realizar estudios de factibilidad económica que permitan concretar los objetivos planteados, demostrando la viabilidad de dichos objetivos empresariales.

• De acuerdo la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas con su Reglamento, (expuesto en el Capitulo II, artículo 9°), el acto de constitución de una cooperativa se formalizará en una reunión, en donde se determinarán aspectos como: la aprobación de estatutos del acta Constitutiva, se suscribirán las correspondientes aportaciones y se elegirán los miembros directivos de las tres Instancias, (Instancia Administrativa, Instancia de Control y Evaluación, y la Instancia Educativa).

• Todo acto de registro de la personalidad jurídica de la Cooperativa estará libre de pago arancelario según reza el artículo doce (12) de Ley. Exención de Pago. Art. 12 : “La inscripción en el Registro Público del Acta Constitutiva y estatutos de las cooperativas, así como el registro y expedición de cualesquiera otro documento otorgado por las mismas, estará exento de pago de derechos de registro y de cualquier otra tasa o arancel que se establezca por la prestación de este servicio”. Como cualquier pago de arancel, ejemplo: el I.V.A. Sin embargo, el consumo de ciertos productos no están exonerados de impuestos. Se recomienda buscar más información en el SENIAT. Es importante que la liberación de dichos impuestos deben ser trasladados en beneficios hacia la comunidad.

• Toda cooperativa estará legalmente constituida a través del registro de un Acta Constitutiva con sus Estatutos, y su debida suscripción en la SUNACOOP. También deberá realizar un Reglamento Interno y llevar al día los libros; Ambos, deberán ser aprobados y sellados en la SUNACOOP.

Los pasos para Constituir una Cooperativa son:
Paso 1:
Se llenará una planilla de solicitud de nombre o reserva de nombre (que la SUNACOOP deberá suministrar). Cada uno de los renglones de dicha planilla deberán ser completados de manera legible. Los socios de la cooperativa elegirán tres nombres, la actividad económica a la cual se dedicarán, nombres completos, n°. de cédula, y firmas respectivas, domicilio de la cooperativa y de la persona autorizada para efectuar los tramites de reserva de nombre.
Para que seleccionen dicha denominación o nombre que llevará la cooperativa, transcurrirá un periodo de tiempo determinado por el Departamento de Correspondencia y al término de dicho plazo la SUNACOOP deberá hacer entrega de la “Reserva de Denominación”.
La reserva sólo se entregará a el represéntate legal o a una persona autorizada.
No habrá habilitaciones de solicitudes. Si estos tres (3) nombres corresponden a cooperativas ya registradas, o existiera algún error en el documento consignado (por ejemplo: la falta de firmas de los socios fundadores, que el tipo de asociación no sea una “cooperativa” en el sentido que se le añada C.A., Asociación Civil, etc., ilegibilidad.), puede realizar las correcciones pertinentes para poder realizar otra vez la solicitud.
Es de vital importancia, la conformidad, por ambas partes, de dichos datos suministrados y autorizados para evitar cualquier inconveniente en el Registro Subalterno. Por cuanto, la Reserva de Nombre deberá acompañar al Acta Constitutiva y sus Estatutos en el momento que se realice el registro.

Paso 2 :
La Superintendencia certifica, que la denominación consultada no pertenece a otra cooperativa y autoriza a que esta pueda ser registrada con esa denominación. Desde la fecha del 3 Noviembre del 2003 no excederá de 15 días hábiles para dar su respuesta.
• Si es rechazada dicha solicitud tendrá que realizar una nueva solicitud.
• Se podrá autorizar a la SUNACOOP para que esta le imponga un nombre, en caso que ninguno de los nombres seleccionado por los socios esté libre.
• Puede realizarse algunas modificaciones de los datos de la planilla de Reserva de Nombre antes de desarrollar el Acta Constitutiva y pasar al acto de registro.
Es de importancia recordar que:
a- La Constancia de Reserva de Denominación solo es valida por 180 días siguientes a la fecha de expedición, para la legalización del Acta Constitutiva y estatutos por parte de la oficina Subalterna de Registro Público del domicilio legal de la cooperativa. En caso de exceder a dicho plazo podrá realizar por escrito la solicitud de una prorroga de 90 días.
b- La constancia sólo puede ser retirada por los representantes legales de la cooperativa, y en su defecto, por alguna persona debidamente autorizada (con fotocopia de cédula y autorización del solicitante)
c- El Departamento de Correspondencia de la SUNACOOP no atiende fuera del horario de oficina. Y atiende estrictamente de Lunes a Jueves, a un determinado número de solicitantes según el horario.
d- No es posible habilitar dicha solicitud de denominación, ni retirar el nombre sin la fotocopia sellada de la Solicitud de Reserva de Nombre.
e- En caso de pérdida, se debe encargar el representante legal de la cooperativa, de hacer llegar una carta donde se explique el problema y las razones de su solicitud, dirigiéndose al funcionario autorizado para que le busque en el sistema.

Paso 3:
El grupo de personas ya se habrán reunido para redactar los Estatutos, que establecerán entre otras cosas: la estructura organizativa de la cooperativa, normas de funcionamiento, aporte de los socios, todo el sistema de organización bajo el cual se regirá la cooperativa, etc., para proceder posteriormente a registrar el “Acta Constitutiva y sus Estatutos”.
Los Estatutos contendrán como mínimo lo establecido en el Artículo 13 de la “Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y su Reglamento”.
La guía de acta constitutiva entregada por la SUNACOOP es tan solo un modelo a seguir, el cual debe ser completado en su información, previamente discutido en asamblea.
Puesto que deberá modificarse, también debe tomarse en cuenta los requisitos exigidos por el registro subalterno de la localidad (donde irá la cooperativa a realizar la actividad económica). Respetando los requisitos de entrega y recaudos exigidos por los registros, para otorgarle personalidad jurídica a la cooperativa.

Todo trámite de registro del Acta Constitutiva de la cooperativa es absolutamente gratis. En este sentido, antes de registrar el documento constitutivo, es conveniente revisar y corregir cualquier tipo de error para que no sea rechazado por el Registro Subalterno de la localidad, tomando en cuenta: tipo de formato a utilizar (oficio), n° de líneas por página (30 en la primera página y 34 líneas en las siguientes), interlineado, márgenes, firmas de socios, revisar estatutos mal redactados, domicilio exacto de la cooperativa, capital pagado y capital suscrito, cuotas de participación de socios, etc.

Paso 4:
Una vez aprobados los Estatutos por la Asamblea y firmado por algún abogado (IMPREABOGADO), se acudirá al registro subalterno de la jurisdicción donde tendrá su sede la cooperativa para proceder a su registro y obtener así la personalidad jurídica.
Los socios autorizados por la Asamblea (que normalmente pertenecen a la Instancia Administrativa: el presidente y el secretario) para realizar dicho trámite, deben firmar y consignar: fotocopias de la cédulas de Identidad, Constancia de Reserva de Denominación entregada por la SUNACOOP, tres (3) fotocopias del Acta Constitutiva original.
También, se deberá obtener posteriormente al registro en el Ministerio de Hacienda el R.I.F. Y EL N.I.T de la cooperativa: llenando la planilla y consignándola con fotocopia del documento constitutivo.

Paso 5:
Enviar a la Superintendencia Nacional de Cooperativas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de registro, dos (2) copias simple del documento registrado de la cooperativa (fotocopia de todo el documento constitutivo, y una copia de la primera página para ser sellada en correspondencia), una carta dirigida a la SUNACOOP solicitando el registro de dicho documento constitutivo, fotocopia de la cédula del presidente y el secretario; también, indicar en su momento: dirección completa y nombres de los directivos principales de la cooperativa. La SUNACOOP establecerá un plazo aproximado de veinte a treinta días hábiles para otorgar la certificación con el número de expediente que identificará el registro de la cooperativa.

Paso 6:
Existen algunos aspectos que habrá de atender:
1- Los libros de la cooperativa deben ser estampados, numerados, foliados y autorizados por la notaria de su jurisdicción, y éste tramite si puede implicar alguna tarifa arancelaria, además de la compra de los nueve (9) libros, más aquellos que llevarán cada comité.
2- Si el contador público (que debe ser colegiado) no está registrado en la SUNACOOP debe acudir a la Superintendencia y realizar su registro. También la Superintendencia puede asignarle algún contador de no poseer ninguno.
3- Se debe acudir al Ministerio de Hacienda para obtener el R.I.F. y el N.I.T., después de haber enviado el documento de registro a la SUNACOOP.
4- A nivel organizativo, las cooperativas deben contar con tres tipos de instancias básicas: a- La Instancia o Consejo Administrativo. b- La Instancia o Consejo de Control y Evaluación. c- La Instancia o Consejo de Educación. Y las responsabilidades en cada de las instancias deben estar debidamente asignadas y aprobadas por la Asamblea. Además, pueden asignarse comités y comisiones de trabajos.
5- Las cooperativas deben desarrollar su Reglamento Interno, discutirlo ampliamente y aprobarlo en Asamblea. Posteriormente será remitido a la SUNACOOP para su aprobación y sellado.


Nota:
Las cooperativas cuya actividad económica, se corresponda con la prestación de algún servicio público, solicitarán al ente correspondiente la debida autorización.